第一章  总则

第一条 为进一步加强先进内燃动力全国重点实验室（以下简称：内燃动力国重）档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，参考《天津大学档案管理办法》、《天津大学院级档案管理细则》，结合内燃动力国重实际，特制定本办法。

第二条 本办法所称的档案，是指内燃动力国重从事科研、实验、管理等活动直接形成的对学生、天津大学和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。

第三条 内燃动力国重员工都应当遵守本办法，并承担收集、整理、立卷、归档和保护档案的责任与义务。

第四条 档案是内燃动力国重的宝贵财富。档案工作是内燃动力国重重要的基础性工作，是反映和衡量是内燃动力国重整体水平的一个重要标志。档案工作应纳入内燃动力国重整体发展规划和年度计划，纳入内燃动力国重管理制度、相关各类人员的岗位职责，并作为考核内容之一。做到四同步（布置、检查、总结、验收各项工作时，同时布置、检查、总结、验收相对应的档案工作)。

第二章  档案工作的基本原则

第五条 根据教育部《普通高等学校档案管理办法》规定，高校档案实行校、院两级管理，各学院设档案分室，视具体情况配备专（兼）职档案员不少于一名，负责学院的档案工作。

第六条 凡是在教学、科研、管理等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表和声像等各种载体的文件材料均属档案范畴。上述档案中除明文规定上交天津大学、学院档案馆保存的之外，其余应归入内燃动力国重档案室实行集中统一管理。

第七条 要加强对档案工作的领导，建立档案工作制度，把档案工作纳入工作计划和管理制度之中，将档案工作责任落实到各类管理人员的工作职责之中，做到“四同步”即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第八条 应该配置保存归档材料所必需的档案装具和设备，并在工作中予以支持。

第九条 档案材料的保管期限分短期（15年以下）、长期（16～50年）两种，保管期限的时间从文件材料办理完毕的第二年算起。

第三章  归档范围

第十条 依据《高等学校档案实体分类法》和我校档案工作实际情况，我校归档范围分为十二个方面：

（一）党政管理类：主要内容包括党务、行政、审计、纪检、工会、团委、妇联、武保、统战工作等产生的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学文书档案管理办法》执行。

（二）教学类：主要内容包括教学管理、教学研究和教学实践活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学教学类档案管理细则》执行。

（三）科研类：主要内容包括科研管理和科学研究实践活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学科研档案管理细则》执行。

（四）产品生产类：主要内容包括天津大学自行设计、试制、生产、经营和销售活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学产品档案管理细则》执行。

（五）基本建设类：主要内容包括基本建设管理和基本建设工程项目活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学基建档案管理细则》执行。

（六）仪器设备类：主要内容包括属于天津大学固定资产的各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在申购、验收、调试、运行、管理、维修、改造、报废等全部活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学设备类档案管理细则》执行。

（七）出版物类：主要内容包括天津大学自行编辑出版的学报、教材及其他学术刊物的审稿单、原稿、样书等具有保存价值的、不同载体的文件材料。

（八）外事类：主要内容包括外事管理和各类外事活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围按照《天津大学外事档案管理细则》执行。

（九）财会类：主要内容包括财会管理和财会活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。具体归档范围参照财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字[1998]32号）执行。

（十）人物类：主要内容包括历任校长、党委书记、两院院士、博士生导师等在教学、科研、管理等活动中形成的有保存价值的、不同载体的文件材料。

（十一）实物类：主要内容包括在天津大学教学、科研、管理等各项活动中形成的、或者在天津大学对外交流中形成的有保存价值的实物。

（十二）声像类：主要内容包括天津大学各项活动中形成的有保存价值的录音、录像、照片、光盘等声像材料。

第四章  归档要求

第十一条 各单位档案员应当按照归档要求，组织本单位教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，保持彼此之间的有机联系，符合便于利用的要求，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录、备考表，注明保管期限和密级，报单位分管领导审核签字后，移交档案室。

第十二条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合规范要求。禁用复写纸、传真纸，禁用圆珠笔、铅笔、红色笔书写。归档的文件材料原则上要求是原件。

第十三条 由几个单位合作完成的工作，协作单位应把承担任务的有关材料主动移交给主办单位，由主办单位将一套完整的材料立卷归档。重要会议、重大活动所形成的材料，由会议或活动的承担部门负责立卷归档。

第十四条 与其他单位分工协作完成的项目，天津大学档案馆应当至少保存一整套该项目的档案，由项目承担部门负责立卷归档。

第十五条 电子文件应与纸质档案同步归档，电子文件的归档按照有关规范执行。

第十六条 涉密档案的归档，根据归档资料的密级单独立卷。

第五章  归档时间

第十七条 党政类、外事类档案和能按年度归档的档案在次年六月底以前归档；

第十八条 教学类档案和能按学年归档的档案应在次学年寒假前归档；

第十九条 科研类档案应当在项目完成后两个月内归档；

第二十条 基建类档案应当在项目完成后三个月内归档；

第二十一条 仪器设备类档案在开箱验收后一个月以内归档；

第二十二条 重要会议、重大活动形成的材料，应在会议（活动）结束后一个月内归档。

第六章  档案的管理

第二十三条 分类编号

（一）分类：按《天津大学院级档案室档案归档范围和保管期限表》进行分类。

（二）编号：各类档案的档号模式：档号＝年度＋分类号＋案卷号；例如：

2022─JX─1～n

年代号 案卷号 分类号

年度号用自然年度，案卷号为流水号。

第二十四条 编目

（一）对接收、整理完毕的档案案卷在其脊背上贴上标有分类号、年代、题名、目录号、案卷号（从上自下排列）的标签。标签下端的位置距离卷背底边40mm。

（二）按类别分别编制档案案卷目录。

（三）逐步实现计算机管理，及时将档案数据信息录入计算机，提供便捷服务。

第二十五条 排架

将案卷按类别和档号依次自上而下，从左至右分别排列上架。

第二十六条 保管

（一）档案分类、编号、排架，一经确定，不可随意变动。

（二）排放档案的柜架应编排顺序号，标明所存档案类别名称。

（三）案卷要帐、物相符。每学期末，档案管理人员要进行一次检查，发现问题及时纠正。

第二十七条 鉴定与销毁

（一）档案室应根据本细则，对已期满的档案进行鉴定。

（二）鉴定工作在内燃动力国重的领导下，由有关人员组成鉴定小组。采用直接鉴定的方法，以一个年度或一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人初鉴，集体审查，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，分别登记造册。经主管领导批准后，方可销毁。

（三）销毁档案时，鉴定小组必须指定两人以上进行监销。监销人、批准人、鉴定小组成员都要在档案销毁清册上签字。未经批准，任何人不得销毁档案。

第二十八条 建立健全统计流水帐，掌握档案的接收、整理、利用、销毁的情况数据，并按天津大学档案主管部门的要求及时报送基本数据统计。

第七章  档案的利用

第二十九条 档案管理人员要熟悉所藏档案的内容与结构，主动提供利用，为领导和师生服务。

第三十条 教职工和学生利用档案，必须按规定办理利用手续，填写《档案调阅登记单》。

第三十一条 各种档案利用要求

（一）教学档案的利用范围一般不作严格限制，以备院、校教学管理查考。

（二）科研档案：课题组成员可凭有效证件到档案室借阅其参加研究的课题档案材料；非课题组成员若利用课题档案必须得到课题负责人的同意，并办理相应的手续，方可进行借阅利用。

（三）设备档案：设备使用人员可凭有效证件进行借阅利用，因设备使用说明书使用频率较高，可视情况（如精尖仪器）复印一副本留作设备使用人员长期使用，避免使用说明书原件丢失而造成的损失。

（四）教师业绩档案：仅供教师本人借阅利用，如利用他人业绩档案，必须得到他人的同意，并办理相应的手续，方可进行借阅利用。

第三十二条 借出的案卷，使用完毕后应及时退还。对于借出的档案，借阅人必须妥善保管，不得随意转借、遗失、污损和涂改乱划，更不得拆散原卷或抽取材料。

第八章  附则

第三十三条 本办法由内燃动力国重管理中心负责解释。

第三十四条 本办法自发布之日起施行。